§ 3
Ermittlung und Übernahme des Archivgutes

(1) ¹Die in § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 genannten Stellen haben sämtliches Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder das aus sonstigen Gründen ausgesondert werden soll, dem Landesarchiv in regelmäßigen Abständen im Originalzustand zur Übernahme anzubieten. ²Dazu gehört auch Schriftgut, das nach Rechtsvorschriften des Bundes der Geheimhaltung unterliegt, und Schriftgut, das besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) enthält. ³Spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung ist jegliches Schriftgut zur Übernahme anzubieten. ⁴Satz 1 gilt nicht für den Landtag.

(2) ¹Daten in automatisierten Dateien sind in Form einer Abbildung zur Übernahme anzubieten. ²Der Zeitpunkt der Herstellung, die Form der Datenübermittlung und eine etwaige Auswahl der Daten sind vorab zwischen dem Landesarchiv und der dateiführenden Stelle zu vereinbaren.

(3) ¹Daten, die unzulässig gespeichert sind, dürfen nicht angeboten werden. ²Sind solche Daten dem Landesarchiv übermittelt worden, so sind sie dort auf Ersuchen der übermittelnden Stelle zu löschen.

(4) ¹Das Landesarchiv stellt fest, welches Schriftgut Archivgut nach § 2 Abs. 2 ist. ²Es kann die Pflicht, Schriftgut anzubieten, einschränken.

(5) Das Landesarchiv kann bereits aus Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, das Archivgut ermitteln.

(6) ¹Die in § 7 Abs. 1 Satz 1 genannten Einrichtungen können ihr Schriftgut dem Landesarchiv zur Übernahme anbieten. ²Die §§ 3a, 3b und 4 Satz 2 sowie die §§ 5 bis 6a sind anzuwenden. ³Die Einrichtungen regeln ihre Rechte und Pflichten hinsichtlich des Archivguts durch Vereinbarung mit dem Landesarchiv.

(7) ¹Private sowie Religionsgemeinschaften, die als Körperschaft des öffentlichen Rechts anerkannt sind, können ihr Schriftgut dem Landesarchiv anbieten. ²In Vereinbarungen dieser Personen und Religionsgemeinschaften mit dem Landesarchiv kann von den §§ 5 und 6 abgewichen werden.