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Inhalt
Aktuelle Gesamtvorschrift
Normgeber:Justizministerium
Vorschrift:AktO-VG 2018
Aktenzeichen:1454/11 - 102. 1
Erlassdatum:18.12.2017
Fassung vom:18.12.2017
Gültig ab:01.01.2018
Gültig bis:31.12.2023
Quelle:Wappen Niedersachsen
Gliederungs-Nr:31660
Fundstelle:Nds. Rpfl. 2018, 44
Gesamtvorschrift in der Gültigkeit zum 01.01.2018 bis 31.12.2023

Aktenordnung
für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit
(AktO-VG)



AV d. MJ v. 18. 12. 2017 (1454/11 - 102. 1)
- Nds. Rpfl. 2018 S. 44 –
VORIS 31660



AV d. MJ v. 23. 12. 2015 (Nds. Rpfl. S. 42)



Fundstelle: Nds. Rpfl. 2018 Nr. 2, S. 44





I.



Die bundeseinheitliche Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit wurde in Abstimmung mit den Landesjustizverwaltungen überarbeitet. Aus diesem Grund wird die Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit neu herausgegeben. Den Gerichten wird die Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit zur Verfügung gestellt.



II.



Die geänderte Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit tritt am 1. 1. 2018 in Kraft. Gleichzeitig tritt die AV vom 23. 12. 2015 außer Kraft.









Aktenordnung
für
die Gerichte der
Verwaltungsgerichtsbarkeit
(AktO-VwG)



Stand 1. Januar 2018



Amtliche Fassung
der zuständigen Landesverwaltungen





Inhaltsverzeichnis

Inhaltsübersicht





Seite

A.

Aktenführung


§ 1

Anwendungsbereich

3

§ 2

Aktenzeichen und Register

3

§ 3

Bildung der Akten

4

§ 4

Aktenarten

5

§ 5

Führung der Akten

6

§ 6

Fristen und Termine

6

§ 7

Verbindung und Trennung von Verfahren

7

§ 8

Rechtsmittel

7

§ 9

Rechtskraft der Entscheidung

8

§ 10

Weglegen der Akten

8




B.

Registrierung


§ 11

Allgemeines Register

9

§ 12

Rechts- und Amtshilfe

9

§ 13

Rechtsantragsstelle

10

§ 14

Verfahren vor dem Güterichter

10

§ 15

Prozesskostenhilfe

11

§ 16

Verfahren vor den Verwaltungsgerichten

11

§ 17

Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht / Verwaltungsgerichtshof

12

§ 18

Sonstige Verfahren bei den Verwaltungsgerichten oder bei dem Oberverwaltungsgericht / Verwaltungsgerichtshof

13




C.

Schlussbestimmung


§ 19

Inkrafttreten

14




Anlage 1  

Registerzeichen

  15





A. Aktenführung



§ 1
Anwendungsbereich



(1) 1Die Aktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register. 2Die Regelungen gelten sowohl für Papierakten, für elektronische Akten als auch für Hybridakten.



(2) Die Bildung und Führung von Akten in Personal- sowie in Justizverwaltungsangelegenheiten richten sich, soweit nicht nachfolgend gesondert geregelt, nach den hierzu erlassenen Vorschriften, insbesondere der Generalaktenverfügung.



(3) 1Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der zuständigen obersten Landesbehörde erlassenen besonderen Vorschriften. 2Im Übrigen kann die Präsidentin oder der Präsident des Oberverwaltungsgerichts / des Verwaltungsgerichtshofs ergänzende Anordnungen treffen. 3Hierüber ist die oberste Landesbehörde zu informieren.



§ 2
Aktenzeichen und Register



(1) 1Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Schriftstücke in Papier- oder elektronischer Form (Dokumente) und sonstige Unterlagen zu führen sind. 2Zu einem Geschäftsvorgang gehören alle die Angelegenheit ganz oder teilweise betreffenden Anträge und Erklärungen der Parteien oder Beteiligten und Handlungen und Entscheidungen des erkennenden Gerichts, zum Beispiel betreffend:



1.
Prozesskostenhilfe,


2.
Zwangs- und Ordnungsmittel mit Ausnahme von Ordnungsgeldern nach § 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3,


3.
Berichtigung und Ergänzung,


4.
Aufhebung und Abänderung,


5.
Rechtsbehelfe,


6.
Rügen,


7.
Fortführung nach Aussetzung, Nichtbetrieb, Ruhen oder Unterbrechung,


8.
Fortführung nach Zurückverweisung, wenn derselbe Spruchkörper tätig wird,


9.
Kosten- und Vergütungsfestsetzung mit Ausnahme der Vergütungsfestsetzung für ehrenamtliche Richter nach § 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3,


10.
Rechtskraftzeugnisse und Vollstreckungsklauseln,


11.
Kostenansatz und Mitteilungen sowie


12.
Ablehnung von Gerichtspersonen.


3Wird ein Verfahren innerhalb des Gerichts abgegeben oder wird nach Zurückverweisung ein anderer Spruchkörper tätig, erhält es ein neues Aktenzeichen.



(2) Das Aktenzeichen wird gebildet aus:



1.
der Abteilungsbezeichnung, soweit mehrere Abteilungen der Geschäftsstelle bestehen, oder der Nummer des nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Spruchkörpers oder des Güterichters,


2.
dem Registerzeichen nach Anlage 1,


3.
der fortlaufenden Nummer der jahrgangsweisen Registrierung, davon getrennt durch einen Schrägstrich


4.
den beiden Endziffern des Jahres, in dem der Geschäftsvorgang angefallen ist, zum Beispiel der Eingang der Klage, des Antrags oder des Rechtsmittels, und


5.
gegebenenfalls weiteren in Anlage 2 definierten Zusätzen.


(3) 1Die Verfahren werden durch die von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programme registriert. 2Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. 3Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.



§ 3
Bildung der Akten



(1) 1Dokumente, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu einer Akte zusammenzufassen. 2Nur soweit in dieser Aktenordnung bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).



(2) 1Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. 2Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:



1.
das Gericht,


2.
das Aktenzeichen,


3.
die Angelegenheit, zum Beispiel die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreter,


4.
die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente und


5.
weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.


3Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. 4Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.



(3) 1Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist, vorbehaltlich besonderer Regelungen, der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. 2Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. 3Zustellungsdokumente sind grundsätzlich hinter dem zuzustellenden Dokument einzuordnen. 4Wenn sie in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. 5Darauf ist auf dem Aktenumschlag und der Zustellungsverfügung hinzuweisen.



(4) 1Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. 2Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. 3Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. 4Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. 5Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.



(5) 1Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). 2Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.



(6) 1Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der Kostenverfügung (KostVfg). 2Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach den Durchführungsbestimmungen zur Prozess- und Verfahrenskostenhilfe sowie zur Stundung der Kosten des Insolvenzverfahrens (DB-PKH).



(7) 1Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. 2Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. 3Die Verwahrung außerhalb der Akte ist sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. 4Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.



(8) 1Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. 2Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.



(9) 1Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichtsleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. 2Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. 3Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine Abschrift zur Akte zu nehmen.



§ 4
Aktenarten



(1) 1Eine Akte besteht aus einer Hauptakte und bei Bedarf aus zusätzlichen Heften. 2Hefte können zum Beispiel für Dokumente über die Kostenbehandlung oder die Zustellung angelegt werden. 3Das Anlegen von Heften ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.



(2) 1Bei Papierakten wird auf Anordnung ein Doppel der Akte angelegt, wenn ein Gericht höherer Instanz über ein Rechtsmittel zu entscheiden hat und das Verfahren im Übrigen in der unteren Instanz fortgesetzt wird. 2Dem Aktenzeichen der Doppelakte wird auf dem Aktenumschlag eine „II“ nachgestellt. 3Bis zur Beendigung der Verfahren ist die Doppelakte von der Akte getrennt fortzuführen. 4Sobald einer der beiden Teile des Verfahrens beendet ist, wird die getrennte Aktenführung beendet. 5Die Doppelakte ist der Akte geschlossen beizufügen.



(3) 1Der Verlust von Akten, Heften oder anderen Aktenteilen ist der Gerichtsleitung anzuzeigen. 2Nach Anordnung der Gerichtsleitung oder der für die Sachentscheidung zuständigen Person ist eine Ersatzakte anzulegen. 3Die Ersatzakte ist auf dem Aktenumschlag als solche kenntlich zu machen. 4Bei Wiederauffinden ist die Gerichtsleitung zu informieren. 5Die seit dem Abhandenkommen entstandenen Dokumente werden aus der Ersatzakte in die Akte übernommen und die Blattzahlen berichtigt. 6Der verbliebene Teil der Ersatzakte ist der Akte geschlossen beizufügen.



§ 5
Führung der Akten



(1) 1Akten sind geordnet zu führen. 2Eingehende Dokumente sind unverzüglich zur Akte zu nehmen. 3Wird ein Dokument aus der Akte entfernt, ist stattdessen ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das entnommene Dokument und der Grund der Entnahme zu vermerken sind. 4Die Geschäftsstelle muss den Verbleib der Akten jederzeit durch eine im IT-System enthaltene Kontrollfunktion feststellen können.



(2) 1Verwaltungsvorgänge, insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen, dürfen nicht zu den Verfahrensakten der Rechtssache genommen werden. 2Dies gilt nicht für Akteneinsichtsgesuche.



(3) 1Werden Akten versandt, ist eine Vorlagefrist zu notieren. 2Bei Papierakten ist bei Bedarf ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Grundes der Versendung sowie des Empfängers anzulegen. 3Nicht weiterzuleitende Dokumente sind mit dem Kontrollblatt in eine Blatthülle (Retent) zu nehmen. 4Nach Rückkehr der Akte ist das Retent aufzulösen. 5Die darin befindlichen Dokumente sind der Akte beizufügen.



(4) 1Die endgültige Abgabe von Akten an eine andere Abteilung, einen anderen Spruchkörper, ein anderes Gericht oder eine andere Behörde wird durch einen entsprechenden Vermerk im IT-System nachgewiesen. 2Gleiches gilt für die Verbindung von Verfahren, soweit sie nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Registrierung geführt und wenn Vorgänge zwar neu registriert, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden.



(5) 1Papierakten befinden sich grundsätzlich in der Geschäftsstelle, soweit keine besondere Anordnung getroffen worden ist. 2Akten und Aktenbestandteile dürfen nur zur Bearbeitung aus der Geschäftsstelle entfernt werden. 3Dies soll nur mit ihrem Wissen erfolgen. 4Anderenfalls ist sie unverzüglich zu informieren.



§ 6
Fristen und Termine



(1) 1Sämtliche angeordnete oder von Amts wegen zu beachtende Fristen sind elektronisch in geeigneter Weise mit folgenden Angaben zu vermerken:



1.
Aktenzeichen,


2.
Bezeichnung der Sache,


3.
Datum des Fristablaufs,


4.
Bearbeiter, soweit nicht anhand des Aktenzeichens ersichtlich, und


5.
gegebenenfalls zusätzliche Bemerkungen, zum Beispiel Grund der Vorlage.


2Auf Anordnung der Gerichtsleitung kann die Kontrolle von Fristen in Papierakten auch in sonstiger Weise geführt werden, zum Beispiel durch Fristenfächer oder Hängeregistraturen.



(2) Termine sind mit Datum, Uhrzeit und Ort elektronisch in einer Weise zu vermerken, die die Erstellung eines Verzeichnisses nach Absatz 3 ermöglicht.



(3) 1Für alle Sitzungen ist ein Verzeichnis der Termine vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und gegebenenfalls an der zentralen Informationstafel anzuzeigen. 2In das Terminverzeichnis sind aufzunehmen:



1.
das Datum,


2.
die Uhrzeit,


3.
der Ort, zum Beispiel Saal- oder Raumnummer,


4.
das Aktenzeichen,


5.
die Namen des Vorsitzenden und der mitwirkenden Richter einschließlich der ehrenamtlichen Richter, sofern der Vorsitzende nichts anderes anordnet und


6.
die Namen der Verfahrensbeteiligten, gegebenenfalls als Kurzbezeichnung.


(4) 1Nach Abschluss eines Termins ist dessen Ergebnis zu vermerken. 2Bei Verkündung eines Urteils ist auch der Tag des Eingangs des vollständig abgefassten Urteils in der Geschäftsstelle zu vermerken.



§ 7
Verbindung und Trennung von Verfahren



(1) 1Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten des im Verbindungsbeschluss bestimmten Verfahrens weiterzuführen. 2Soweit in der Entscheidung zur Verbindung der Verfahren das führende Verfahren nicht ausdrücklich bestimmt ist, ist das älteste der Verfahren führend. 3Die Akten des durch Verbindung als erledigt geltenden Verfahrens werden mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses geschlossen der Akte des führenden Verfahrens beigefügt. 4Die Verbindung ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.



(2) 1Für ein abgetrenntes Verfahren ist eine neue Akte anzulegen. 2Diese beginnt mit einer beglaubigten Abschrift des Trennungsbeschlusses. 3Auf Anordnung können Dokumente des Ursprungsverfahrens in die neue Akte übernommen werden. 4Die Trennung ist auf dem Aktenumschlag zu vermerken.



§ 8
Rechtsmittel



(1) 1In der Rechtsmittelinstanz wird ein neues Aktenzeichen vergeben. 2Ein Rechtsmittel ist nicht erneut zu registrieren, wenn gegen die angefochtene Entscheidung bereits ein Rechtsmittel anhängig ist. 3Für Dokumente, die in dieser Instanz anfallen, wird ein neuer Band zur erstinstanzlichen Akte (Rechtsmittelband) angelegt. 4Der Rechtsmittelband kann neu beginnend nummeriert werden. 5Bei Papierakten können die Dokumente auch in den Band der erstinstanzlichen Akte aufgenommen werden.



(2) 1Auf dem Aktenumschlag sind die Aktenzeichen aller Instanzen anzugeben. 2Auf jeder Entscheidung der Rechtsmittelinstanz sind auch die Aktenzeichen aller Vorinstanzen anzugeben.



(3) 1Nach Erledigung in der Rechtsmittelinstanz ist die Akte an die vorherige Instanz zurückzusenden. 2Bei elektronischer Aktenführung kann von einer Übermittlung von Dokumenten abgesehen werden, wenn diese bereits in dem von der vorherigen Instanz an die Rechtsmittelinstanz übermittelten Teil der Akte enthalten waren.



(4) In der Rechtsmittelinstanz zurückzubehaltende Dokumente sind zu Sammelakten zu nehmen.



§ 9
Rechtskraft der Entscheidungen



1Ist die Rechtskraft einer Entscheidung zu bescheinigen, hat der zuständige Urkundsbeamte der Geschäftsstelle neben der Erteilung der Rechtskraftbescheinigung die Entscheidung mit einem Vermerk über die Rechtskraft zu verbinden. 2In der Papierakte ist der Vermerk „Rechtskräftig“ am Kopf der Urschrift der Entscheidung anzubringen. 3Name, Amtsbezeichnung und Datum sind beizufügen.



§ 10
Weglegen der Akten



(1) 1Sobald die Angelegenheit beendet ist, ist das Weglegen der Akte anzuordnen. 2Eine Angelegenheit ist beendet, wenn



1.
alle Anträge erledigt sind und die von Amts wegen zu treffenden Entscheidungen ergangen sind oder


2.
bei Entschädigungsklagen nach § 173 Satz 2 VwGO in Verbindung mit § 201 GVG die Prozesskosten nicht binnen sechs Monaten nach Anforderung gezahlt worden sind


und die von Amts wegen vorzunehmenden Tätigkeiten, zum Beispiel statistischer und kostenrechtlicher Abschluss, erledigt sind.



(2) Vor dem Weglegen ist auf dem Aktenumschlag ein Vermerk anzubringen:



1.
über den kostenrechtlichen Abschluss der Angelegenheit (§ 3 Absatz 5 KostVfg),


2.
über das Jahr des Weglegens und den Ablauf der Aufbewahrungsfristen,


3.
gegebenenfalls über die Archivwürdigkeit nach den hierzu erlassenen Bestimmungen und


4.
soweit hierzu gesonderte Bestimmungen erlassen sind, über die Eignung für Ausbildungs- und Prüfungszwecke.


(3) Beigezogene Akten sowie rückgabepflichtige Dokumente und Unterlagen sind nach rechtskräftigem Abschluss oder sonstiger Beendigung des Verfahrens zurückzugeben.



B. Registrierung



§ 11
Allgemeines Register



(1) 1Bei jedem Gericht wird ein Allgemeines Register mit dem Registerzeichen „AR“ geführt. 2In dieses Register sind insbesondere einzutragen:



1.
Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder unter welchem Registerzeichen sie zu registrieren sind,


2.
Dokumente, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind,


3.
Rechtssachen, die ehrenamtliche Richter betreffen, zum Beispiel § 4 Absatz 1 JVEG oder Ordnungsgeld nach § 33 Absatz 1 VwGO, und


4.
Schutzschriften.


3Die Registrierung von Verwaltungsvorgängen nach § 36 Absatz 2 Satz 2, § 71 Absatz 4 Asylgesetz kann unterbleiben, wenn eine Zuordnung zu einem späteren Verfahren auf andere Weise sichergestellt ist.



(2) 1Wird für eine unter „AR“ registrierte Sache ein anderes Registerzeichen vergeben, wird die Sache ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt und zu bestehenden oder anzulegenden Akten genommen. 2Das neue Aktenzeichen ist im Allgemeinen Register zu vermerken.



(3) Im Allgemeinen Register sind folgende Angaben zu vermerken:



1.
Aktenzeichen,


2.
Tag des Eingangs,


3.
Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Beteiligten sowie deren Anschrift,


4.
Bezeichnung der Angelegenheit und


5.
Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib oder späteres Aktenzeichen.


§ 12
Rechts- und Amtshilfe



(1) Rechts- und Amtshilfeersuchen werden nach § 18 registriert.



(2) Wird ein Ersuchen von einem deutschen Gericht oder einer deutschen Justizbehörde mit der dortigen Papierakte übersandt, kann das Ersuchen darin bearbeitet und vom Anlegen einer eigenen Akte abgesehen werden.



(3) Die bei der Durchführung eines inländischen Rechts- oder Amtshilfeersuchens entstandenen Dokumente sind mit den übersandten Akten oder Dokumenten an das ersuchende Gericht, die ersuchende Behörde oder ein weiteres, um Rechtshilfe ersuchtes Gericht zu übermitteln.



(4) Das Ersuchen, eine Kopie der Übersendungsverfügung sowie aus besonderen Gründen zurückzubehaltende Dokumente verbleiben bei dem ersuchten Gericht.



§ 13
Rechtsantragstelle



(1) 1Sofern das entsprechende Verfahren nicht bereits anhängig ist, können Anträge und Erklärungen zu Protokoll der Geschäftsstelle unter dem Registerzeichen „RAST“ registriert werden. 2Dies gilt nicht für Anträge und Erklärungen, die ohne sachliche Verfügung an ein anderes Gericht oder eine andere Behörde abzugeben sind. 3Insoweit gilt § 11.



(2) 1Wird für einen unter „RAST“ registrierten Geschäftsvorgang ein anderes Registerzeichen vergeben, wird dieser ausschließlich unter dem neuen Registerzeichen weitergeführt. 2Das neue Aktenzeichen ist im Register zu vermerken.



(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:



1.
Aktenzeichen,


2.
Tag der Protokollierung,


3.
Vor- und Familienname der erschienenen Person sowie deren Anschrift,


4.
Bezeichnung der Angelegenheit sowie


5.
Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib oder späteres Aktenzeichen.


§ 14
Verfahren vor dem Güterichter



(1) Verfahren vor dem Güterichter nach § 173 VwGO in Verbindung mit § 278 Absatz 5 ZPO sind unter dem jeweiligen Registerzeichen der Anlage 1 mit dem Zusatz „GR“ zu registrieren.



(2) Für die Jahreszahl nach § 2 Absatz 2 Nummer 4 ist der Zeitpunkt des Eingangs beim Güterichter maßgeblich.



(3) 1In den Registern und auf den Aktenumschlägen des Herkunftsverfahren und des Verfahrens vor dem Güterichter wird jeweils das Aktenzeichen des anderen Verfahrens vermerkt. 2Auf Protokollen und Vereinbarungen sind unter dem Aktenzeichen des Verfahrens vor dem Güterichter auch das Aktenzeichen und das Gericht des Herkunftsverfahrens anzugeben.



(4) 1Die Akte des Verfahrens vor dem Güterichter ist bis zu dessen Abschluss getrennt vom Herkunftsverfahren und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte zu führen. 2Dokumente und sonstige Unterlagen, die im Rahmen eines Verfahrens vor dem Güterichter von den Parteien, Beteiligten oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden oder die später zurückzugeben sind, werden in geeigneter Weise gesondert aufbewahrt. 3Eine Zuordnung zu dem Verfahren vor dem Güterichter ist zu gewährleisten und eine eventuelle Rückgabe ist zu vermerken.



(5) 1Nach Abschluss des Verfahrens vor dem Güterichter sind Art und Zeitpunkt der Beendigung sowie die für die Kostenberechnung erforderlichen Angaben zum Herkunftsverfahren mitzuteilen. 2Die als vertraulich bezeichneten Dokumente und sonstigen Unterlagen sind an den Einsender zurückzugeben oder zu vernichten, es sei denn, die Parteien oder die Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. 3Die Akte mit den verbliebenen Dokumenten und sonstigen Unterlagen ist als Heft zum Herkunftsverfahren zu nehmen.



(6) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:



1.
Aktenzeichen,


2.
Tag des Eingangs beim Güterichter,


3.
Aktenzeichen und Gericht des Herkunftsverfahrens,


4.
Namen und Anschriften der Parteien und Beteiligten,


5.
Art und Zeitpunkt der Beendigung sowie


6.
Bemerkungen.


§ 15
Prozesskostenhilfe



1Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe ist unter dem Registerzeichen zu registrieren, unter dem das spätere Verfahren zu registrieren wäre. 2Geht das betreffende Verfahren gleichzeitig oder später ein, ist es nicht zusätzlich zu registrieren.



§ 16
Verfahren vor den Verwaltungsgerichten



(1) Als Verfahren vor den Verwaltungsgerichten sind unter den Registerzeichen der Anlage 1 zu registrieren:



1.
Hauptverfahren, insbesondere


a)
Klagen,


b)
Hauptsacheverfahren in Personalvertretungssachen,


c)
Disziplinarklagen,


d)
berufsgerichtliche Hauptsacheverfahren,


2.
Verfahren zur Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz, insbesondere


a)
nach §§ 80, 80a oder nach § 123 VwGO,


b)
in Personalvertretungssachen,


c)
in Disziplinarsachen,


d)
in berufsgerichtlichen Verfahren und


3.
sonstige Verfahren nach § 18.


(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:



1.
Aktenzeichen,


2.
Tag des Eingangs,


3.
Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift


a)
Kläger oder Antragsteller,


b)
Beklagter oder Antragsgegner,


c)
gegebenenfalls weitere Beteiligte,


4.
Verfahrensgegenstand,


5.
Datum und Art der Erledigung,


6.
Jahr des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist sowie


7.
Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.


§ 17
Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht / Verwaltungsgerichtshof



(1) Als Verfahren vor dem Oberverwaltungsgericht / Verwaltungsgerichtshof sind unter den Registerzeichen der Anlage 1 zu registrieren:



1.
erstinstanzliche Hauptverfahren


a)
Klagen nach § 48 VwGO,


b)
Normenkontrollverfahren nach § 47 VwGO,


2.
Rechtsmittel gegen Entscheidungen der Verwaltungsgerichte in Hauptverfahren


a)
Berufungen,


b)
Anträge auf Zulassung der Berufung,


c)
Beschwerden gegen das Verfahren beendende Beschlüsse in Personalvertretungssachen, Disziplinar- oder berufsgerichtlichen Verfahren,


3.
Verfahren zur Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz


a)
nach § 47 Absatz 6, nach §§ 80 bis 80b oder nach § 123 VwGO,


b)
in Personalvertretungssachen, Disziplinar- oder berufsgerichtlichen Verfahren sowie in erstinstanzlichen Eilverfahren,


4.
Rechtsmittel gegen Beschlüsse der Verwaltungsgerichte über die Gewährung von vorläufigem oder einstweiligem Rechtsschutz


a)
nach §§ 80, 80a oder nach § 123 VwGO,


b)
in Disziplinar- oder berufsgerichtlichen Verfahren,


c)
in Personalvertretungssachen und


5.
sonstige Verfahren nach § 18.


(2) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:



1.
Aktenzeichen,


2.
Tag des Eingangs,


3.
Gericht erster Instanz:


a)
Sitz,


b)
Aktenzeichen,


c)
Tag der Entscheidung,


4.
Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift


a)
Kläger, Antragsteller, Berufungskläger oder Beschwerdeführer,


b)
Beklagter, Antragsgegner, Berufungsbeklagter oder Beschwerdegegner,


c)
gegebenenfalls weitere Beteiligte,


5.
Verfahrensgegenstand,


6.
Datum und Art der Erledigung,


7.
gegebenenfalls Jahr des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist sowie


8.
Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.


§ 18
Sonstige Verfahren bei den Verwaltungsgerichten oder bei dem
Oberverwaltungsgericht / Verwaltungsgerichtshof



(1) Als sonstige Verfahren sind bei den Verwaltungsgerichten oder dem Oberverwaltungsgericht / Verwaltungsgerichtshof unter den Registerzeichen der Anlage 1 zu registrieren:



1.
Vollstreckungsverfahren und


2.
Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere


a)
Rechts- und Amtshilfeersuchen nach § 12 sowie


b)
Beweissicherungsverfahren, zum Beispiel die Durchsuchung einer Wohnung.


(2) Zusätzlich sind bei dem Oberverwaltungsgericht / Verwaltungsgerichtshof als sonstige Verfahren insbesondere zu registrieren:



1.
Beschwerden in Prozesskostenhilfesachen,


2.
sonstige Beschwerden gegen Beschlüsse,


3.
Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens, insbesondere


a)
Entbindung ehrenamtlicher Richter von ihrem Amt,


b)
Bestimmung des zuständigen Gerichts nach § 53 VwGO,


c)
Wahlanfechtungen nach § 4 VwGO in Verbindung mit § 21b Absatz 6 GVG,


4.
Entschädigungsklagen nach § 173 Satz 2 VwGO in Verbindung mit § 201 GVG mit dem Zusatz „EK“ und


5.
Zwischenverfahren nach § 99 Absatz 2 VwGO; diese Verfahren sind auf dem Aktenumschlag besonders zu kennzeichnen.


(3) Im Register sind folgende Angaben zu vermerken:



1.
Aktenzeichen,


2.
Tag des Eingangs,


3.
Vor- und Familienname oder Bezeichnung der Parteien oder Beteiligten sowie deren Anschrift


a)
Kläger oder Antragsteller, gegebenenfalls ersuchende Stelle,


b)
gegebenenfalls Beklagter oder Antragsgegner,


c)
gegebenenfalls sonstige Beteiligte,


4.
Verfahrensgegenstand,


5.
Datum und Art der Erledigung,


6.
gegebenenfalls Jahr des Weglegens und des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist sowie


7.
Bemerkungen, zum Beispiel Verbleib.


C. Schlussbestimmung



§ 19
Inkrafttreten



Diese Aktenordnung tritt zum 1. Januar 2018 in Kraft.





Anlage 1

Registerzeichen



Bei den Verwaltungsgerichten werden die Registerbuchstaben, die die Zuordnung zu einer bestimmten Verfahrensart kennzeichnen, wie folgt unterteilt:


A

Hauptverfahren (Klagen, Personalvertretungssachen und Disziplinarverfahren)

B

Verfahren zur Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz, soweit sie nicht unter C zu registrieren sind; Anträge gegen vorläufige Maßnahmen nach dem Bundes- und Landesdisziplinargesetz

C

Verfahren zur Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz in Numerus-clausus-Sachen

D

Vollstreckungsverfahren

E

Kostensachen im Sinne der VwG-Statistik sowie sonstige Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens

GR     

Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter


Bei dem Oberverwaltungsgericht oder dem Verwaltungsgerichtshof werden die Registerbuchstaben, die die    
Zuordnung zu einer bestimmten Verfahrensart kennzeichnen, wie folgt unterteilt:


LA

Anträge auf Zulassung der Berufung

LB

Berufungsverfahren nach Zulassung durch das Oberverwaltungsgericht

LC

Berufungsverfahren nach Zulassung durch das Verwaltungsgericht

MC  

Anträge auf Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz nach §§ 80, 80a, 80b und § 123 VwGO in Rechtsmittelverfahren

ME

(zulassungsfreie) Beschwerden gegen eine Entscheidung über die Gewährung von vorläufigem
Rechtsschutz nach §§ 80, 80a und 123 VwGO

KN

Normenkontrollverfahren nach § 47 VwGO

MN

Anträge auf Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz in Normenkontrollverfahren

KS

erstinstanzliche Klagen nach § 48 VwGO

MS

Anträge auf Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz in erstinstanzlichen Klageverfahren

KF

erstinstanzliche Klagen in Flurbereinigungsverfahren

MF

Anträge auf Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz in Flurbereinigungsverfahren

OA

Streitwert- und Kostenbeschwerdeverfahren

OB

sonstige Beschwerdeverfahren

PS

sonstige selbständige Verfahren sowie Amtsenthebung/Amtsentbindung ehrenamtlicher Richter/-innen der Senate ohne Verfahren, die unter das Registerzeichen EP fallen

PA

Beschwerden in PKH-Verfahren

EP

Amtsenthebung/Amtsentbindung ehrenamtlicher Beisitzer/-innen der Fachkammern/Fachsenate für Personalvertretungssachen

NB

Anträge auf Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz und Beschwerden gegen Entscheidungen über Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz in NC-Verfahren

LP

Beschwerden gegen Hauptsacheentscheidungen in Personalvertretungssachen

MP

Anträge auf Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz und Beschwerden gegen Entscheidungen über Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz in Personalvertretungssachen

AR

Schriftsätze, die keinem Verfahren zugeordnet werden können

F

Klagen auf Entschädigung nach § 173 Satz 2 VwGO in Verbindung mit § 201 GVG und die diesen
Verfahren vorausgegangenen Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe (§ 177 ZPO)

GR

Verfahren vor der Güterichterin oder dem Güterichter



Disziplinarverfahren nach dem Bundesdisziplinargesetz



LD

zulassungsfreie Berufungsverfahren (§ 64 Absatz 1 BDG)

AD

Antrag auf Zulassung der Berufung (§ 64 Absatz 2 BDG)

BD

zugelassene Berufungsverfahren

MD

Antrag auf Zulassung der Beschwerde (§ 67 Absatz 3 BDG) und Antrag nach § 63 Absatz 1 Satz 2 BDG

ZD

zugelassene und zulassungsfreie Beschwerdeverfahren

OD

sonstige Beschwerdeverfahren



Disziplinarverfahren nach dem Niedersächsischen Disziplinargesetz



LD

zulassungsfreie Berufungsverfahren (§ 59 Absatz 1 NDiszG)

AD

Antrag auf Zulassung der Berufung (§ 59 Absatz 2 NDiszG)

BD

zugelassene Berufungsverfahren

MD

Anträge nach § 58 NDiszG

OD

sonstige Beschwerdeverfahren