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Vorschrift
Normgeber:Justizministerium
Aktenzeichen:2000 - 101.397
Erlassdatum:15.11.2011
Fassung vom:15.11.2011
Gültig ab:01.01.2012
Gültig bis:unbefristet gültig
Quelle:Wappen Niedersachsen
Gliederungs-Nr:31100
Normen:§ 5 NBG, § 33 NLVO, § 44 NLVO
Fundstelle:Nds. Rpfl. 2011, 404
Richtlinien für die dienstliche Beurteilung von Beamtinnen und Beamten im Niedersächsischen Justizministerium, bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften sowie bei der Norddeutschen Fachhochschule für Rechtspflege

Richtlinien für die dienstliche Beurteilung von Beamtinnen
und Beamten im Niedersächsischen Justizministerium,
bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften sowie bei der
Norddeutschen Hochschule für Rechtspflege



AV d. MJ v. 15. 11. 2011 (2000 – 101.397)
– Nds. Rpfl. S. 404 –
VORIS 31100
AV d. MJ v. 25. 5. 2005 – Nds. Rpfl. S. 176 –
AV d. MJ v. 15. 4. 2009 – Nds. Rpfl. S. 154 –



Zur Ausführung des § 44 der Niedersächsischen Laufbahnverordnung wird bestimmt:



I.


(1) 
Diese Richtlinien gelten für die Beamtinnen und Beamten im Niedersächsischen Justizministerium, bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften sowie bei der Norddeutschen Hochschule für Rechtspflege. Ausgenommen sind das wissenschaftliche Personal an der Norddeutschen Hochschule für Rechtspflege sowie die Staatsanwältinnen und Staatsanwälte.


(2) 
Für Beamtinnen und Beamte im Vorbereitungsdienst finden die besonderen Vorschriften der Ausbildungs- und Prüfungsordnungen Anwendung.


II.


1.
Beurteilungsstichtage


(1) 
Die Beamtinnen und Beamten sind alle drei Jahre zu einem Stichtag zu beurteilen.


Diese Regelbeurteilungen sind erstmals zu fertigen für die Laufbahnen


a)
der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt, BesGr. A 6 und A 7 zum 1. 5. 2012,


b)
der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt, BesGr. A 8 und A 9 einschließlich des Gerichtsvollzieherdienstes zum 1. 9. 2012,


c)
der Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt, BesGr. A 9 und A 10 zum 1. 5. 2013,


d)
der Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt, BesGr. A 11 bis A 13 einschließlich des Amtsanwaltsdienstes zum 1. 9. 2013 und


e)
der Laufbahngruppe 1, erstes Einstiegsamt bis einschließlich BesGr. A 7, und der Laufbahngruppe 2, zweites Einstiegsamt, zum 1. 9. 2014.


(2) 
Der Beurteilungszeitraum beginnt mit dem vorangegangenen Stichtag und endet mit dem Tag, der dem aktuellen Stichtag vorangeht. Beträgt der Beurteilungszeitraum zu diesem Stichtag weniger als sechs Monate, so wird die Regelbeurteilung erst zum darauffolgenden Stichtag erteilt und schließt an die letzte Regelbeurteilung an. Die Regelbeurteilung erstreckt sich auch dann auf den vollen Beurteilungszeitraum, wenn sie den Beurteilungszeitraum einer Anlassbeurteilung beinhaltet. Die Anlassbeurteilung ist in ihren Feststellungen und Ergebnissen unverändert in die Regelbeurteilung einzubeziehen.


2.
Ausnahmen von der Regelbeurteilung


(1) 
Von der Regelbeurteilung ausgenommen sind Beamtinnen und Beamte, die


a)
sich in der laufbahnrechtlichen Probezeit befinden,


b)
ein Amt mit leitender Funktion (§ 5 NBG) innehaben,


c)
sich in einer Einführungs- oder Bewährungszeit im Rahmen eines Aufstiegsverfahrens nach § 33 NLVO befinden,


d)
das 63. Lebensjahr vollendet haben,


e)
als Mitglieder der Personalvertretung oder Schwerbehindertenvertretung während des gesamten Beurteilungszeitraumes freigestellt waren, wenn die dienstliche Tätigkeit weniger als 25 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit beansprucht hat,


f)
am Beurteilungsstichtag freigestellt oder beurlaubt sind und bei denen zu diesem Zeitpunkt ein Beurteilungszeitraum von mindestens sechs Monaten nicht gegeben ist oder


g)
sich in der BesGr. A 8 der Laufbahngruppe 1, erstes Einstiegsamt, in der BesGr. A 9+Z der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt, oder in der BesGr. A 13+Z der Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt, befinden.


(2) 
Zur Verhinderung einer Benachteiligung im persönlichen Fortkommen tritt bei einer Freistellung von dienstlichen Tätigkeiten wegen einer Mitgliedschaft im Personalrat oder als Vertrauensperson der Schwerbehinderten Menschen, wenn die dienstliche Tätigkeit weniger als 25 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit beansprucht, sowie bei einer familienbedingten Beurlaubung oder bei der Elternzeit an die Stelle der Regelbeurteilung eine Beurteilungsnachzeichnung. Hierbei ist die letzte Regelbeurteilung unter Berücksichtigung der Entwicklung vergleichbarer Beamtinnen und Beamten von der Beurteilerin oder dem Beurteiler fortzuschreiben oder eine frühere fiktive Nachzeichnung zu aktualisieren. Die Gruppe der zu vergleichenden Beamtinnen und Beamten bestimmt sich neben dem Statusamt nach Gesamtbeurteilung, Dienstalter und Lebensalter. Sie soll hinreichend groß sein. Wenn innerhalb der Behörde eine ausreichende Vergleichsgruppe nicht gebildet werden kann, so sind andere Gerichte und/oder die Mittelbehörden einzubeziehen. Der berufliche Werdegang der Vergleichsgruppenmitglieder ist der oder dem Bediensteten in anonymisierter Form bekannt zu geben. Die fiktive Nachzeichnung ist Bestandteil der Personalakte.


III.


Die Beamtinnen und Beamten sind aus folgenden besonderen Anlässen zu beurteilen:



a)
vor Ablauf der Hälfte der regelmäßigen Probezeit,


b)
vor Ablauf der Probezeit, auch wenn sie ein Amt mit leitender Funktion (§ 5 NBG) innehaben,


c)
nach den einzelnen Abschnitten während der Bewährungszeit,


d)
bei Versetzungen zu einem anderen Dienstherrn,


e)
wenn dies rechtlich geboten ist, insbesondere wenn bei Beförderungsentscheidungen Regel- und Anlassbeurteilungen zu vergleichen sind, zwischen denen ein Abstand von mehr als einem Jahr liegt.


IV.


1.
Rangstufen


(1) 
Mit der Beurteilung werden die dienstlichen Tätigkeiten erfasst und die Arbeitsergebnisse bewertet. Zudem werden die allgemeinen Fähigkeiten der Beamtinnen und Beamten beurteilt, die für die dienstliche Verwendung und die berufliche Entwicklung von Bedeutung sein können. Die Beurteilung hat sich insbesondere auch auf die Befähigungs-, Leistungs- und Eignungsmerkmale zu beziehen, soweit sie sich aus den Anforderungsprofilen in den Personalentwicklungskonzepten ergeben.


(2) 
Für die Bewertung der Einzelmerkmale und das Gesamturteil sind die Rangstufen


übertrifft in hervorragender Weise die Anforderungen,


übertrifft erheblich die Anforderungen,


entspricht voll den Anforderungen,


entspricht im Allgemeinen den Anforderungen oder


entspricht nicht den Anforderungen zu verwenden. Im Gesamturteil ist bei Vergabe der Rangstufe „entspricht voll den Anforderungen“ zusätzlich die Zwischenstufe


oberer Bereich,


mittlerer Bereich oder


unterer Bereich zu vergeben.


2.
Beurteilungsmaßstab


(1) 
Maßgeblich für die Beurteilung sind die Anforderungen des am Stichtag verliehenen statusrechtlichen Amtes. Es sind jeweils die Beamtinnen und Beamten einer Besoldungsgruppe miteinander zu vergleichen. Beamtinnen und Beamte, die seit der letzten Beurteilung befördert wurden, sind deshalb nach den Anforderungen des höheren Amtes zu beurteilen und mit den Bediensteten der neuen Besoldungsgruppe zu vergleichen. Unabhängig von der Notwendigkeit einer individuellen Beurteilung führt der geänderte Beurteilungsmaßstab erfahrungsgemäß dazu, dass die Beamtinnen und Beamten nach einer Beförderung in einer Rangstufe unterhalb der zuletzt erreichten beurteilt werden.


(2) 
Unter Anlegung eines strengen Beurteilungsmaßstabes besteht die Erwartungshaltung, dass in etwa 10 v.H. der Beamtinnen und Beamten einer jeweiligen Vergleichsgruppe mit der Rangstufe „übertrifft in hervorragender Weise die Anforderungen“ und weitere 20 v.H. mit der Rangstufe „übertrifft erheblich die Anforderungen“ bewertet werden können. Auch hierbei bleibt die Notwendigkeit einer individuellen Beurteilung unberührt.


(3) 
Abs. 1 und 2 gelten entsprechend bei Anlassbeurteilungen.


3.
Vordrucke


Für die Beurteilungen sind die in den Anlagen 1 und 2 enthaltenen Beurteilungsvordrucke zu verwenden.


4.
Fragenkataloge


Die Beurteilerinnen und Beurteiler haben sich an den Fragestellungen und Leistungs- und Verhaltensbeispielen zu den einzelnen Beurteilungsmerkmalen zu orientieren, wie sie in den Katalogen der Anlagen 3 und 4 aufgeführt sind.


5.
Gesamturteil


(1) 
Die Beurteilung schließt mit einem Gesamturteil ab. Dieses ist nicht rechnerisch zu ermitteln, sondern erfordert eine Gesamtwürdigung der Leistung und Befähigung unter Berücksichtigung des bis zum Beurteilungsstichtag verliehenen statusrechtlichen Amtes.


(2) 
Besondere Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die über die hinausgehen, die für das jeweils innegehabte Amt gefordert werden, sind bei der Gesamtbeurteilung mit darzustellen, soweit sie beobachtet werden können und dienstlichen Bezug haben.


6.
Eignungsprognose


Eine isolierte Eignungsprognose wird in den Fällen erstellt, in denen die Beamtin oder der Beamte sich um einen Dienstposten bewirbt, der sich nach der Tätigkeit und nach den Anforderungen deutlich vom bisher wahrgenommenen Dienstposten unterscheidet. Die Eignungsprognose ist als gesonderter Text mit einer Begründung und einem Gesamturteil gemäß Nr. 1 zu versehen. Abschnitt V Nr. 3 und 4 gelten entsprechend.


7.
Schwerbehinderte


(1) 
Schwerbehinderte bedürfen im Verhältnis zu Nichtbehinderten in der Regel eines größeren Einsatzes an Energie, um gleichwertige Leistungen zu erbringen. Bei der Beurteilung ihrer Leistung ist daher eine etwaige Minderung der Arbeits- und Verwendungsfähigkeit durch die Behinderung besonders zu berücksichtigen.


(2) 
Vor Erstellung der Beurteilung ist ein Gespräch mit der Schwerbehindertenvertretung über den Umfang der Schwerbehinderung und die Auswirkungen auf die Arbeits- und Verwendungsfähigkeit zu führen, es sei denn, die Beurteilte oder der Beurteilte widerspricht. In der Beurteilung ist zu vermerken, ob, wann und mit welchem Ergebnis das Gespräch mit der Schwerbehindertenvertretung stattgefunden hat.


(3) 
Art und Umfang der Berücksichtigung einer Minderung der Arbeits- und Verwendungsfähigkeit durch die Behinderung sind in der die Beurteilung abschließenden Gesamtwürdigung zu vermerken. Schwerbehinderten ist unter Beachtung des oben genannten Grundsatzes und unter besonderer Berücksichtigung ihres Strebens nach Leistung und Fortbildung das Gesamturteil zuzuerkennen, das sie erhalten würden, wenn ihre Arbeits- und Verwendungsfähigkeit nicht infolge der Behinderung gemindert wäre. Die Qualität der erbrachten Leistungen ist grundsätzlich nach allgemeinen Maßstäben zu beurteilen. Eine möglicherweise geringere Quantität der Arbeitsleistung, soweit sie auf behinderungsbedingten Minderungen beruht, darf das Beurteilungsergebnis nicht negativ beeinflussen.


8.
Gleichstellungsbeauftragte, Personalratsmitglieder, Schwerbehindertenvertreter


Bei der Beurteilung von Gleichstellungsbeauftragten ist in besonderer Weise Rücksicht auf den weisungsfreien Anteil der Tätigkeiten der Beamtin oder des Beamten zu nehmen. Personalratsmitglieder und Schwerbehindertenvertreter unterliegen in dem weisungsfreien Teil ihrer Tätigkeit nicht der Beurteilung. Durch die Beurteilung dürfen keine Behinderung in der Wahrnehmung der Aufgaben und kein Nachteil im persönlichen Fortkommen eintreten.


V.


1.
Beurteilungsbeiträge


(1) 
Vor der Erstellung der Regelbeurteilung soll die Beurteilerin oder der Beurteiler schriftliche Beurteilungsbeiträge einholen, um sich ein möglichst umfassendes Bild zu verschaffen. Ersteller von Beurteilungsbeiträgen sind weitere Vorgesetzte (z.B. Gruppenleitungen) sowie in geeigneten Fällen auch Beschäftigte, die mit der oder dem zu Beurteilenden zusammenarbeiten.


(2) 
Die Beurteilerin oder der Beurteiler soll insbesondere schriftliche Beurteilungsbeiträge von unmittelbaren Vorgesetzten einholen bei über drei Monate andauernden Umsetzungen oder Abordnungen sowie immer dann, wenn es aus anderen Gründen sachdienlich erscheint (z.B. gleichzeitige Tätigkeit in mehreren Behörden, Beurlaubung oder Freistellung als Mitglied der Personalvertretung oder Schwerbehindertenvertretung, wenn die dienstliche Tätigkeit weniger als 25 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit beansprucht).


(3) 
Für Beamtinnen und Beamte, die im Beurteilungszeitraum mehr als sechs Monate außerhalb des Geschäftsbereiches der Beurteilerin oder des Beurteilers eingesetzt waren, ist ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag einzuholen. Ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag ist auch bei einer Versetzung an eine andere Behörde zu erstellen, wenn der Zeitraum seit der letzten Beurteilung mehr als sechs Monate beträgt.


(4) 
Die Beurteilungsbeiträge sind grundsätzlich zeitnah unter Verwendung der Beurteilungsvordrucke zu erstellen. Diese sind durch die Beurteilerin oder den Beurteiler bekannt zu geben. Aus Anlass der Erstellung von Regelbeurteilungen eingeholte Beurteilungsbeiträge sind zusammen mit dem Beurteilungsentwurf nach erfolgter Beurteilerkonferenz bekannt zu machen. Bei den einzelnen Leistungsmerkmalen sind Kreuze zu setzen. Zusätzlich hat bei Nummer 13 „Gesamtbeurteilung“ eine globale Würdigung der Leistung und Befähigung ohne Gesamturteil zu erfolgen. Sinngemäß ist bei der Erstellung von Anlassbeurteilungen zu verfahren. Die Beurteilungsbeiträge werden Bestandteil der Personalakte.


(5) 
Wechselt die Beurteilerin oder der Beurteiler innerhalb von sechs Monaten vor dem jeweiligen Stichtag, so erstellt die zuvor zuständige Beurteilerin oder der zuvor zuständige Beurteiler einen schriftlichen Beurteilungsbeitrag.


2.
Beurteilerkonferenz


(1) 
Vor der Erstellung der Regelbeurteilungen sollen Beurteilerkonferenzen stattfinden, soweit die jeweilige Vergleichsgruppe behördenübergreifend gebildet wird oder für die jeweilige Vergleichsgruppe innerhalb einer Behörde mehrere Beurteilerinnen und Beurteiler zuständig sind. Die Beurteilerkonferenz tritt rechtzeitig vor dem festgelegten Beurteilungsstichtag zusammen.


(2) 
Die Beurteilerkonferenz dient dazu, die Vorgehensweise der Beurteilerinnen und Beurteiler zu vereinheitlichen, um die Einhaltung der Beurteilungsmaßstäbe sicherzustellen. Die Beurteilerkonferenz gliedert sich in zwei Abschnitte. In einem ersten Abschnitt sind Maßstäbe und Kriterien zu diskutieren (Abschnitt IV Nr. 1 und 2), durch welche die Voraussetzungen für das Erreichen bestimmter Rangstufen festgelegt werden. Dabei ist auf ein leistungsgerecht abgestuftes sowie untereinandervergleichbares Beurteilungsergebnis hinzuwirken. Im zweiten Abschnitt der Beurteilerkonferenz tauschen sich die Beurteilerinnen und Beurteiler über die Anwendung der im ersten Abschnitt gebildeten Maßstäbe aus. Die Beurteilerkonferenz hat keine Befugnis, Mehrheitsbeschlüsse über die Beurteilungen einzelner Beamtinnen und Beamten zu fassen. Die Beurteilerinnen und Beurteiler bleiben verantwortlich für die individuellen Beurteilungen.


(3) 
Die Beurteilerkonferenz besteht aus den jeweiligen Beurteilerinnen und Beurteilern sowie den zuständigen Verwaltungsdezernentinnen und Verwaltungsdezernenten. Für den ersten Abschnitt der Beurteilerkonferenz sind Mitglieder der Beurteilerkonferenz auch die Gleichstellungsbeauftragte, ein Mitglied der Personalvertretung und eine Vertreterin oder ein Vertreter der Schwerbehinderten jeweils auf der Ebene der Mittelbehörde oder hinsichtlich der Schwerbehindertenvertretung auf der Ebene der Landgerichtsbezirke.


(4) 
Für die Fachgerichte, Staatsanwaltschaften und Mittelbehörden selbst können die Konferenzen auf Ebene der Mittelbehörden, im Übrigen auf Ebene der Landgerichtsbezirke stattfinden.


(5)
 Bei der Durchführung der Beurteilerkonferenzen sind datenschutzrechtliche Belange zu berücksichtigen. Besonders schutzwürdige persönliche Merkmale sind von der Erörterung auszunehmen.


3.
Beurteilungsgespräche


Bevor die Beurteilung fertiggestellt wird, hat die Beurteilerin oder der Beurteiler mit der Beamtin oder dem Beamten ein Gespräch über den wahrgenommenen Aufgabenbereich und das Leistungs- und Befähigungsbild zu führen.


4.
Eröffnung und Verwahrung


Nach Fertigstellung ist die Beurteilung der Beamtin oder dem Beamten durch die Beurteilerin oder den Beurteiler bekannt zu geben und mit ihr oder ihm zu besprechen. Die Eröffnung der Beurteilung ist aktenkundig zu machen. Die Beurteilung ist auf dem Dienstweg der Ernennungsbehörde vorzulegen und zur Personalakte zu nehmen. Bei der Beurteilungsnachzeichnung ist entsprechend zu verfahren.


5.
Frist


Das Beurteilungsverfahren ist innerhalb von vier Monaten nach dem Stichtag oder dem Beurteilungsanlass abzuschließen.


6.
Beurteilungsstatistik


Die Ergebnisse der erstellten Beurteilungen sollen nach dem jeweiligen Beurteilungsstichtag in Beurteilungsstatistiken zusammengefasst werden. Diese sind den Beurteilerinnen und Beurteilern, den Beurteilten, den Gleichstellungsbeauftragten, den Personalvertretungen und Schwerbehindertenvertretungen sowie dem Justizministerium bekannt zu geben. Das Justizministerium erstellt eine landesweite Beurteilungsstatistik und gibt diese in seinem Geschäftsbereich bekannt. Eine Individualisierung einzelner Beurteilungsergebnisse ist auszuschließen.


VI.


1.
Beurteilerinnen und Beurteiler


Die Beurteilung der Beamtinnen und Beamten der Laufbahngruppe 2 sowie der Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher obliegt der Leitung der Stammbehörde. Die Befugnis kann auf die ständige Vertretung oder bei den Oberlandesgerichten und den Präsidialamtsgerichten auf eine Richterin oder einen Richter mit Abteilungsleiterfunktion übertragen werden. Im Justizministerium ist für die Beurteilung der Beamtinnen und Beamten der Laufbahngruppe 2 die Behördenleitung oder ihre ständige Vertretung zuständig. Die Beurteilung der übrigen Beamtinnen und Beamten obliegt der Geschäftsleitung.


2.
Überbeurteilung


Die Behördenleitung sowie die Leitung der übergeordneten Behörden fügen nach Überprüfung der Beurteilung eine Stellungnahme bei oder erstellen eine eigene Beurteilung, die die Ausgangsbeurteilung ersetzt. Soweit eine abweichende Stellungnahme oder eine eigene Beurteilung erfolgt, gelten Abschnitt V Nr. 3 und 4 entsprechend.


VII.


Diese AV tritt am 1. 1. 2012 in Kraft. Gleichzeitig tritt die AV vom 25. 5. 2005, geändert durch AV vom 15. 4. 2009, außer Kraft.


Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Dienstliche Beurteilung für Beamtinnen und Beamte der Laufbahngruppe 2 und der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt

Anlage 2: Dienstliche Beurteilung für Beamtinnen und Beamte der Laufbahngruppe 1, erstes Einstiegsamt

Anlage 3: Katalog der Beurteilungsmerkmale für Beamtinnen und Beamte der Laufbahngruppe 2 und der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt

Anlage 4: Katalog der Beurteilungsmerkmale für Beamtinnen und Beamte der Laufbahngruppe 1, erstes Einstiegsamt

 


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