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Einzelvorschrift
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Normgeber:Justizministerium
Vorschrift:§ 5
Aktenzeichen:3831 - 202.35
Erlassdatum:21.11.2000
Fassung vom:12.01.2017
Gültig ab:01.03.2017
Gültig bis:unbefristet gültig
Quelle:Wappen Niedersachsen
Gliederungs-Nr:32370000000007
Fundstelle:Nds. Rpfl. 2000, 340, ber. 2002 S. 359
 



§ 5
 Führung der Unterlagen, Dauer der Aufbewahrung

(1) 1Notarinnen und Notare führen die folgenden Bücher und Verzeichnisse:

1.
die Urkundenrolle,
2.
das Verwahrungsbuch,
3.
das Massenbuch,
4.
das Erbvertragsverzeichnis,
5.
die Anderkontenliste,
6.
die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
7.
Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten,
8.
im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse in Leipzig das Kostenregister.

2Sie führen folgende Akten:

1.
die Urkundensammlung,
2.
Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste,
3.
die Nebenakten,
4.
die Generalakten.

(2) Notarinnen und Notare erstellen jährliche Geschäftsübersichten und Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte.

(3) 1Die Unterlagen sind in der Geschäftsstelle zu führen. 2Im Rahmen der elektronischen Datenverwaltung bedient sich die Notarin oder der Notar zur automationsgestützten Führung der Bücher und Verzeichnisse der hierfür nach § 27 Abs. 3 betriebenen Systeme und darf die für die Führung dieser Bücher und Verzeichnisse erforderlichen Daten auf diesen Systemen verarbeiten; die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sind durch geeignete Verfahren nach dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. 3Die Notarin oder der Notar hat eine Bescheinigung des Systembetreibers darüber einzuholen, dass es sich um ein System nach § 27 Abs. 3 handelt und welche Verfahren zur Anwendung kommen. 4Zur Führung der Unterlagen dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei der Notarin oder dem Notar beschäftigt sind; die Beauftragung dritter Personen oder Stellen ist unzulässig.

(4) 1Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt Folgendes:

Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4): 100 Jahre,
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. Verfügungen von Todes wegen getroffen werden,
Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.

2Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung für Notare in der ab 1. 1. 1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. 3Die vor dem 1. 1. 1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in Satz 1 Spiegelstrich 1 und in Satz 2 genannten Fristen bis auf weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. 4Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. 5Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.


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