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Vorschrift
Normgeber:Finanzministerium
Aktenzeichen:04211/15
Erlassdatum:14.11.2019
Fassung vom:14.11.2019
Gültig ab:14.11.2019
Gültig bis:31.12.2024
Quelle:Wappen Niedersachsen
Gliederungs-Nr:64100
Normen:§ 70 LHO, § 72 LHO, § 74 LHO, § 80 LHO, § 33 VwVfG ... mehr
Fundstelle:Nds. MBl. 2019, 1624
Beschaffung und Nutzung von Kreditkarten durch Dienststellen des Landes zur Leistung von Auszahlungen

Beschaffung und Nutzung von Kreditkarten
durch Dienststellen des Landes
zur Leistung von Auszahlungen



RdErl. d. MF v. 14. 11. 2019 — 04211/15 —

— VORIS 64100 —



Fundstelle: Nds. MBl. 2019 Nr. 46, S. 1624



Bezug:

RdErl. v. 9. 1. 2019 (Nds. MBl. S. 105)
— VORIS 64100 —





Aufgrund veränderter Rahmenbedingungen bei der Vergabe von Kreditkarten dürfen Auszahlungen durch Dienststellen mit Kreditkarten unter Beachtung der folgenden Regelungen geleistet werden:



1.


1.1 Bei der Beschaffung und dem Einsatz von Kreditkarten der Norddeutschen Landesbank — Girozentrale — (Nord/LB) ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.



1.2 Die Beschaffung einer Kreditkarte bedarf der vorherigen Zustimmung (Einwilligung) der obersten Landesbehörde, die auch den Nutzungsumfang (Zweckbestimmung der Auszahlungen) festlegt. Dabei soll ein Höchstbetrag (Kreditrahmen) bestimmt werden.



Die oberste Landesbehörde kann diese Befugnisse auf die ihr unmittelbar nachgeordneten Dienststellen delegieren, sofern dadurch die betroffene Dienststelle nicht selbst zuständig wird.



1.3 Die Kreditkarte ist auf eine natürliche Person ausgestellt und nicht auf die Einrichtung. Das bedeutet in der Konsequenz, dass nur die Karteninhaberin oder der Karteninhaber mit der Karte Transaktionen ausführen darf. Eine missbräuchliche Nutzung durch Dritte kann im Wiederholungsfall zur Sperrung der Karte führen. Auskünfte seitens des ausgebenden Kreditinstituts können daher nur der Karteninhaberin oder dem Karteninhaber persönlich erteilt werden.



2.


2.1


Das Land Niedersachsen, vertreten durch das MF, vertreten durch die LHK hat mit der NORD/LB einen Rahmenvertrag*) über die Ausgabe von CommercialCards (Kreditkarten) abgeschlossen. Alle Dienststellen der Niedersächsischen Landesverwaltung, für die unter der Kontoinhaberin LHK ein Haushaltsvollzugssystem (HVS)-dienststellenbezogenes Girokonto bei der NORD/LB geführt wird, können nach Maßgabe dieses Rahmenvertrages eine VisaCard Business One von der NORD/LB erhalten.



2.2


Jeder Kreditkartenantrag wird individuell für jede Antragstellerin und jeden Antragsteller angefertigt und darf nur einmal verwendet werden. Die Kartenanträge sind beim Team Zahlungsverkehr der LHK (E-Mail: lhk-zahlungsverkehr@mf.niedersachsen.de) anzufordern. Hierbei sind die konkrete Bezeichnung der Dienststelle sowie die Anschrift und das bei der NORD/LB geführte dienststellenbezogene Girokonto zu benennen. Zudem ist eine Kopie der Vorder- und Rückseite des Personalausweises der künftigen Karteninhaberin oder des Karteninhabers einzureichen. Diese Kopie ist von der Dienststellenleitung oder der oder dem siegelführungsberechtigten Bediensteten mit Unterschrift und Dienstsiegelabdruck zu versehen. Hiermit beglaubigt sie oder er sowohl gemäß § 33 VwVfG die Kopie des Personalausweises als auch gemäß § 34 VwVfG, dass sie oder er sich Gewissheit über die Person verschafft hat.



2.3


Der vorbereitete Kartenantrag ist von der Antragstellerin oder dem Antragsteller zu unterschreiben und der LHK zu übersenden.



Bei neu produzierten Kreditkarten (für Neukunden und Folgekarten bei Bestandskunden) wird zwingend eine PIN vergeben. Der Kreditkartenantrag ist hier entsprechend vorausgefüllt. Die PIN wird auch zum Bezahlen an elektronischen Kassen — auch online — benötigt.



2.4


Die LHK zeichnet als Kontoinhaberin in dem Feld „Firma“ den Kartenantrag und übersendet ihn dann an die NORD/LB. Alle Veränderungen (Ausscheiden/Änderung der Dienststellenanschrift der Karteninhaberin oder des Karteninhabers, Kündigung des Kartenvertrages, Verlust der Kreditkarte, Veränderung des Kreditkartenlimits etc.) sind zwingend der LHK und der NORD/LB anzuzeigen. Die LHK erhält von der NORD/LB Abschriften der an die Karteninhaberinnen und Karteninhaber gerichteten monatlichen Abrechnungen und bewahrt diese nach den Maßgaben der Aufbewahrungsbestimmungen auf.



3.


3.1 Der im Kartenantrag festzulegende persönliche Verfügungsrahmen ist so gering wie möglich zu halten.



3.2 Bargeldabhebungen mit der Kreditkarte sind unzulässig.



3.3 Die Kreditkarte darf nur für dienstliche Zwecke genutzt werden. Eine private Nutzung ist nicht zulässig.



3.4 Die Kreditkarteninhaberin oder der Kreditkarteninhaber ist für die mit den Kreditkartenmerkmalen geleisteten Zahlungen persönlich verantwortlich. Die Kreditkartenvertragsbedingungen sind zu beachten. Insbesondere ist bei einem Verdacht auf missbräuchliche Verfügungen oder bei einem Verlust der Kreditkarte die vorgesehene Unterrichtung zur Sperrung der Kreditkarte unverzüglich vorzunehmen.



3.5 Die Kreditkarte ist bei Geschäften im Internet wegen der damit verbundenen erhöhten Risiken mit besonderer Sorgfalt zu nutzen. Die Kreditkartenmerkmale (Kartennummer, Gültigkeitsdauer sowie der CVV/CVC-Code) sollten nur bei Einsatz von SET- oder SSL-Verfahren über das Internet, anderenfalls nur auf anderen relativ sicheren Wegen (z. B. per Fax), übermittelt werden.



3.6 Wird eine Kreditkarte für die Bezahlung von Onlinekäufen verwendet, ist dafür ab dem 14. 9. 2019 eine sog. starke Kundenauthentifizierung erforderlich. Hierfür werden ergänzend zu Nummer 3.5 eine Registrierung und Aktivierung der App „S-ID-Check“ auf einem dienstlichen Smartphone oder Tablet benötigt.



3.7 Technische Empfehlungen sind dem Dokument „Servicerisikobeschreibung S-ID-Check“ im MF-Intranet unter „HWS, Regelungen zum Zahlungsverkehr“ zu entnehmen. Die Einhaltung der IT-Sicherheit ist durch die obersten Landesbehörden zu gewährleisten.



4.


4.1 Unregelmäßigkeiten bei der Nutzung der Kreditkarte müssen gegenüber der Dienstelle angezeigt werden.



4.2 Die LHK haftet nicht für die mit der Kreditkarte eingegangenen Rechtsgeschäfte.



5.


Der Ausgleich des Kreditkartenkontos erfolgt zulasten des bei der NORD/LB geführten dienststellenbezogenen Girokontos (z. B. Kontonummer 106 ...) oder über eventuell bestehende (fiktive) Unterkonten (z. B. Kontonummer 1900 ...).



Diese Belastung wird im HVS auf das Vorschusskonto der Dienststelle gebucht. Die Dienststelle hat den Vorschuss schnellstmöglich abzuwickeln und die Ausgaben im Haushalt nachzuweisen. Dazu erteilt die Dienststelle eine Auszahlungsanordnung mit dem Zahlungsverfahren „MAN“ und bucht den Vorschuss um.



6.


Soll das Kreditkartenlimit dauerhaft verändert werden, muss die LHK diesbezüglich sieben Tage vorher informiert werden. Die Bestimmungen zu Nummer 2.2 gelten analog. Die Vorlage einer beglaubigten Personalausweiskopie ist hier nicht erforderlich. Die missbräuchliche Nutzung dieser Möglichkeit könnte durch die NORD/LB der betroffenen Einrichtung in Rechnung gestellt werden.



Im Fall eines akuten, situativen Bedarfs sind die Kreditkarteninhaberinnen und Kreditkarteninhaber selber befugt, das Kreditkartenlimit eigenständig zu erhöhen. Hierfür ist eine Überweisung per Kassenanordnung im HVS zu veranlassen.



Dafür sind folgende Angaben zu nutzen:



Kontoinhaber:

NORD/LB

IBAN:

DE25 2505 0000 9013 4706 98

BIC:

NOLADE2HXXX.



Als Verwendungszweck sind Vor- und Zuname als Empfängerin oder Empfänger sowie die 16-stellige Kreditkartennummer anzugeben.



Etwaiges (Rest-)Guthaben auf der Kreditkarte wird zum jeweiligen Abrechnungsstichtag (jeweils am Siebenten) des Folgemonats wieder dem laufenden Konto gutgeschrieben.



7.


7.1 Der von dem Kreditkartenanbieter für das Kreditkartenkonto erstellte Kontoauszug (Abrechnung) ist unverzüglich zu prüfen. Unberechtigte Zahlungsposten sind entsprechend den Kreditkartenvertragsbedingungen zu beanstanden. Der Abrechnungszeitraum, auf den sich auch der im Kartenantrag festgelegte monatliche Verfügungsrahmen bezieht, läuft jeweils vom Siebenten eines Monats bis zum Siebenten des Folgemonats.



7.2 Die Abrechnung ist eine zahlungsbegründende Unterlage und nach Maßgabe der VV Nr. 5.7 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO aufzubewahren.



8.


Alle mit der Beschaffung und Nutzung der Kreditkarte zusammenhängenden Ausgaben sind von der Dienststelle zu tragen. Zusätzliche Haushaltsmittel können nicht zur Verfügung gestellt werden.



9.


Landesbetriebe führen in Abgrenzung zu Nummer 2.1 Satz 2 ihre Geschäftsgirokonten auf eigenen Namen und können Kreditkarten in eigener Verantwortung beantragen. Eine Mitwirkung der LHK gemäß Nummer 2.4 entfällt. Die Nummern 1, 3, 7 und 8 dieses RdErl. finden für Landesbetriebe analog Anwendung.



10.


Dieser RdErl. tritt am 14. 11. 2019 in Kraft und mit Ablauf des 31. 12. 2024 außer Kraft. Der Bezugserlass tritt mit Ablauf des 13. 11. 2019 außer Kraft.





An die
Dienststellen der Landesverwaltung





 


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